Postes administratifs

Gestionnaire en administration et opérations du bureau 

À propos de Groupe d’Analyse :

Groupe d’analyse est l’une des plus grandes sociétés de conseil en économie, avec plus de 1200 professionnels répartis dans 14 bureaux en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Depuis 1981, nous fournissons une expertise en analyse et en stratégie dans les domaines de l’économie, de la finance et de la santé, à des cabinets d’avocats de premier ordre, des entreprises du Fortune Global 500 et des organismes gouvernementaux du monde entier. Nos experts internes, en collaboration avec notre réseau d’experts affiliés issus du monde universitaire, de l’industrie et des entités publiques, offrent à nos clients un éventail de connaissances d’une étendue et d’une profondeur exceptionnelles ainsi que des services de conseils complets à l’échelle mondiale.

Résumé :

Le(la) gestionnaire en administration et opérations du bureau est chargé de superviser les fonctions administratives et opérationnelles du bureau de Montréal. Le(la) gestionnaire doit faire preuve de jugement, établir un climat de confiance avec la haute direction, être ouvert(e) au changement et exécuter ses tâches en privilégiant la qualité et les résultats. Le (la) gestionnaire joue un rôle clé dans la promotion et le maintien de la culture de Groupe d'analyse.

Les fonctions administratives comprennent la gestion de l'équipe administrative et opérationnelle locale, le suivi assurant que les besoins de soutien administratif et exécutif sont satisfaits, la coordination associée à l'entrée en service des nouveaux(elles) employé(e)s, l'organisation des réunions et événements locaux et le soutien aux déplacements. Les fonctions opérationnelles comprennent la gestion des questions relatives à l'infrastructure des bureaux, la gestion des fournisseurs locaux, la gestion des achats et des contrats, la planification de l'espace, la production de documents et la gestion des salles de réunion et des systèmes audiovisuels.

Le (la) gestionnaire participera également à des initiatives départementales à l'échelle locale, ce qui peut comprendre la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou de nouvelles pratiques. Le (la) gestionnaire doit être un(e) leader proactif(ve) qui peut prévoir les besoins de la direction, trouver un équilibre entre la vision et les besoins locaux et les besoins plus généraux du département, et élaborer des systèmes et des procédures qui appuient entièrement les équipes de consultation et d'administration. De plus, ce rôle appuiera les besoins des autres services administratifs au niveau local et travaillera avec eux pour soutenir les initiatives à l'échelle de l'entreprise. Cela inclura la collaboration avec les équipes du service informatique, de voyagement, des événements, RH et de finance.  

Fonctions et responsabilités professionnelles essentielles :

• Administration de bureau :
  • Gérer les activités administratives quotidiennes du bureau. Travailler dans tous les services administratifs, coordonner efficacement et de façon proactive de multiples projets/initiatives liés au fonctionnement du bureau, y compris l'intégration des nouveaux(elles) employé(e)s, le processus d'évaluation de performance de fin d'année et de mi-année, les affectations de bureau et la logistique de recrutement des employé(e)s locaux.
  • Soutien exécutif - Fournir un leadership local aux membres de l'équipe de soutien exécutif et administratif et s'assurer que les associé(e)s et autres reçoivent le soutien approprié. Assurer une interface régulière avec le(la) gestionnaire principal(e) de l'administration du bureau pour s'assurer que le programme de soutien administratif et exécutif local atteigne les objectifs à l'échelle de l'entreprise.
  • Soutien du personnel de consultation et des équipes chargées du projet - Servir d'intermédiaire principal pour les consultant(e)s afin de les aider à comprendre et appliquer les politiques/pratiques administratives du bureau. Pouvoir aider au processus de facturation du (de la) client(e). Coordonner l'entreposage, l'archivage et la destruction des documents relatifs aux dossiers.
  • Gestion des réunions/événements de bureau - Responsable de l'organisation des événements et activités de bureau (sur place et hors site). Collaborer avec les comités de planification d'événements du bureau ou leur faciliter la tâche. Soutenir l'équipe d'événements d'entreprise au besoin.

• Opérations de bureau :
  • Gestion des installations - Intervenir en cas d'urgence impliquant les installations et/ou les technologies de l'information après les heures de bureau et/ou la fin de semaine. Interagir régulièrement avec les membres de l'équipe des installations et de l'infrastructure sur des questions liées à l'immobilier, à la planification de l'espace, aux procédures de bureau, à la gestion des actifs, à l'infrastructure de bureau, aux projets de construction, à la modernisation des locaux et aux ententes d'achat. Coordonner la logistique pour tous les déménagements de bureaux des employé(e)s. Travailler avec les fournisseur(seuse)s locaux et les gestionnaires immobiliers pour s'assurer que les réparations et les projets sont exécutés de façon satisfaisante. Comprendre tous les aspects de l'espace physique et comment fonctionne l'équipement des diverses installations (équipement de sécurité, équipement de garde-manger, équipement d'éclairage, équipement audiovisuel, etc.). Gérer l'entretien quotidien, les appels de service et le dépannage.
  • Gestion des achats et des fournisseur(euse)s - Superviser les achats locaux et gérer les relations avec les fournisseur(euse)s. Assurer la communication, s'il y a lieu, avec le(la) gestionnaire principal(e) des opérations pour tous les contrats de fournisseur(euse)s et les services locaux.
  • Relations avec les propriétaires - Contact principal avec la direction de l'immeuble pour la sécurité, le stationnement, les fermetures du système de l'immeuble et les urgences.
  • Technologie - Coordonner l'installation et le soutien de base des PCs et ordinateurs portables (via le l’équipe de support informatique) et gérer les besoins des salles de réunion audiovisuelles.

• Autres :
  • Relations avec les associé(e)s et les cadres supérieurs - Développer et maintenir la confiance des dirigeant(e)s locaux(locales). Comprendre les besoins continus et les préférences de chacun(e). Établir un équilibre entre ces objectifs et les attentes à l'échelle de l'entreprise.  Ajuster au besoin au fil du temps. 
  • Responsabilités de supervision - Superviser le personnel administratif et opérationnel, y compris l'embauche, le perfectionnement professionnel et la performance. Coordination du personnel temporaire.
  • Projets spéciaux - Peut diriger ou participer à des initiatives d'équipe pour introduire de nouveaux systèmes et/ou améliorer l'efficacité de la fonction administrative.

Exigences en matière de déplacements :

• Un niveau de déplacement minimal pour se rendre à un ou plusieurs autres bureaux peut être nécessaire.

Qualifications :

• Baccalauréat (ou équivalent) de préférence.
• Un minimum de 5 ans d'expérience substantielle et pertinente est requis.
• Le(La) candidat(e) idéal(e) aura 6 à 8 ans d'expérience en gestion de bureau et de solides compétences en matière de direction et de supervision, de préférence dans un environnement professionnel.
• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit) requise.
• Familiarité avec l'OQLF de préférence.
• Maîtrise de tous les domaines de Microsoft Office et Outlook.
• Capacité de définir et de communiquer des objectifs opérationnels clairs et des résultats souhaités et de traduire et de mettre en œuvre efficacement la vision des dirigeant(e)s locaux(locales) tout en respectant les lignes directrices de Groupe d'analyse.
• Gérer les informations hautement confidentielles et faire preuve de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie dans toutes les interactions.
• Capacité d'anticiper et de résoudre les problèmes de manière proactive, d'être à l’aise avec le multitâche et de rester flexible par rapport à un horaire dynamique.
• Capacité d'analyser et d'interpréter des situations difficiles et de formuler des recommandations en vue d'une résolution.
• Flexible et capable de gérer efficacement dans un environnement hautement collaboratif, complexe et non-bureaucratique.
• Excellentes aptitudes à l'organisation et à la gestion d'équipe ainsi qu'à la communication, tant écrite que verbale.
• Compétences supérieures en matière de service à la clientèle avec un œil attentif aux détails et un haut niveau de précision.
• Dans la mesure où la législation applicable le permet, les candidat(e)s admissibles doivent être autorisé(e)s à travailler au Canada sans parrainage ni restriction, immédiatement et dans le futur.

En raison des interactions permanentes avec des client(e)s, des expert(e)s et des collègues des États-Unis et d'autres régions anglophones, la maîtrise de l'anglais est nécessaire pour ce poste. Il n'est pas possible de se soustraire à cette exigence, car ces interactions sont fondamentales pour le fonctionnement de l'entreprise et l'exercice du poste.

Groupe d'analyse adhère à la diversité et à l'égalité des chances d'une manière profonde et significative. Nous nous engageons à constituer des équipes qui représentent une variété d'origines, de perspectives et de compétences. Plus nous sommes inclusifs, plus notre travail sera de qualité.

Nous assurons l'égalité d'accès et de chances indépendamment du sexe, de l'orientation sexuelle, du genre, de l'identité de genre, de l'expression de genre, de l'âge, de la religion, de la race, de la couleur, de l'ethnicité, de l'origine nationale, de l'ascendance, de la capacité ou du handicap mental et physique, de l'état de santé, de l'information génétique, du statut de citoyen, du statut socio-économique, du statut de vétéran et du statut militaire, ou de l'appartenance à toute autre classe protégée par la loi applicable. Nous encourageons les candidat(e)s de tous les horizons à postuler.

Informations supplémentaires :

Rien dans cette description de poste ne restreint le droit à Groupe d’analyse d'assigner ou de réassigner les tâches et les responsabilités de ce poste à tout moment.