Postes administratifs

Adjoint exécutif

*Le masculin est utilisé ici en tant que genre neutre et sert uniquement à alléger le texte.

À propos de Groupe d’analyse :

Groupe d’analyse est l’une des plus grandes sociétés de conseil en économie, avec plus de 1000 professionnels répartis dans 14 bureaux en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Depuis 1981, nous fournissons une expertise en analyse et en stratégie dans les domaines de l’économie, de la finance et de la santé, à des cabinets d’avocats de premier ordre, des entreprises du Fortune Global 500 et des organismes gouvernementaux du monde entier. Nos experts internes, en collaboration avec notre réseau d’experts affiliés issus du monde universitaire, de l’industrie et des entités publiques, offrent à nos clients un éventail de connaissances d’une étendue et d’une profondeur exceptionnelles.

Le poste d’adjoint exécutif :

L'adjoint exécutif travaille en étroite collaboration avec les associés pour leur fournir un soutien administratif de qualité supérieure et un soutien lié aux cas et dossiers. L’adjoint exécutif collabore avec les membres de l'équipe de soutien administratif et exécutif et leur fournit un soutien d'appoint au besoin.

Fonctions et responsabilités essentielles du poste :

  • Soutien à la direction - Fournir un soutien exécutif aux associés. S'adapter au style de travail des associés et promouvoir les meilleures pratiques de l'équipe de soutien administratif.
  • Gestion de calendrier - Gérer et tenir à jour les calendriers des associés ; programmer et coordonner les réunions internes et externes.
  • Soutien aux réunions et aux événements - S'assurer de la coordination et la préparation des salles de conférence et les autres ressources nécessaires aux réunions. Aide à la préparation des ordres du jour, des présentations et de la correspondance connexe pour les réunions, prépare les notes d'information et prend des notes.
  • Gestion des voyages - Coordonner et gérer les voyages des associés, en faisant appel aux agents de voyage spécialisés de l'entreprise. Suivre l'évolution des voyages selon les besoins, y compris en dehors des heures de travail. Gérer les changements et les annulations ; tenir les calendriers à jour et informer toutes les parties des changements. Fournir l'itinéraire de voyage ainsi que tout le matériel nécessaire au voyage. Coordonner les demandes et les renouvellements de passeports et de visas.
  • Remboursement des dépenses - Traitement des rapports de dépenses au nom des associés.
  • Gestion des contacts - Maintien des coordonnées des contacts des associés, tant professionnelles que personnelles.
  • Gestion des dossiers - Dossiers papier et électroniques.
  • Gestion des documents - Préparer, relire, éditer et transcrire la correspondance au nom des partenaires, notamment les lettres, les notes de service, les courriels, les ordres du jour, les notes de réunion, les biographies, les présentations, etc. Créer et mettre à jour les CV, biographies, qualifications et résumés. Gérer le processus de lettres de recommandation pour les professionnels qui postulent à des programmes d'études supérieures et de doctorat.
  • Assister la gestionnaire des opérations et de l’administration du bureau dans divers projets telles les traductions de diverses communications, le soutien aux membres de l’équipe administrative et les remplacements, etc.).

Attributs essentiels :

  • Esprit d'équipe - Soutenir activement les objectifs de l'équipe, fournir un soutien en cas de besoin et faire preuve de collaboration, de collégialité et d'ouverture d'esprit vis-à-vis des pairs de l'équipe de soutien administratif. Offre le même niveau de service de haut niveau aux associés et aux collègues de l’entreprise.
  • Adaptabilité - Faire preuve de souplesse et d'engagement face au changement et obtenir le meilleur résultat pour l’entreprise.  Capacité à travailler de façon indépendante tout en travaillant efficacement dans une structure de collaboration.
  • Orienté vers le service à la clientèle - est en tout temps un prolongement accessible et utile des associés. Il fait preuve du même niveau d'engagement, de flexibilité et de service de haute qualité envers tous les collègues de l’entreprise.
  • Digne de confiance - Peut se voir confier des informations confidentielles et faire preuve d'intégrité et d'engagement tout en restant discret en tout temps.
  • Anticipation - Démontre sa capacité à prévoir les problèmes et à les prévenir en prenant des mesures nécessaires.

Compétences essentielles :

  • Organisation - Compétences constantes en matière de gestion des tâches et du temps.
  • Communication - Excellentes aptitudes à communiquer clairement, tant à l'écrit qu'à l'oral, tant en français qu’en anglais.
  • Développement professionnel - Cherche activement à comprendre ses propres forces et les possibilités de développement. Cherche de manière proactive, accepte et prend des mesures en fonction du retour d'information pour se perfectionner et améliorer ses performances.

Qualifications :

  • Bilingue : français expert et anglais courant requis.
  • Baccalauréat de préférence.
  • Expérience professionnelle équivalente de plus de 6 ans dans un rôle de soutien exécutif direct à un ou plusieurs cadres supérieurs.
  • Une expérience préalable dans le secteur des services professionnels est préférable.
  • Compétences Microsoft Office avancées : Outlook, Word, Excel, Teams et PowerPoint.
  • Les candidats admissibles doivent être autorisés à travailler au Canada sans parrainage ni restriction, maintenant et à l'avenir.

Candidature :

Pour postuler, veuillez remplir le formulaire de candidature sur cette page accompagné de :

  • votre CV
  • une lettre de motivation

et envoyer le tout par courriel, à l’adresse recrutement@groupedanalyse.ca.